Um trabalho de suporte a due diligence, em que a documentação de uma empresa precisava chegar organizada e sustentada à assessoria jurídica.
O ponto de partida
Numa due diligence, quem analisa pede documento, não relato. E os documentos de uma empresa real ficam espalhados por sistemas, pastas e pessoas. Reuni-los à mão consome semanas, deixa lacunas e faz a análise depender de quem se lembra do quê.
O que fizemos
- Levantamento dirigido. Para cada ponto que precisava ser sustentado, os agentes localizaram as evidências nas fontes da própria empresa e registraram de onde cada uma veio.
- Cadeias de prova por tema, em ordem cronológica, com o documento que sustenta cada passo.
- Conciliação entre os documentos e os registros da empresa, para que a versão documental e a versão numérica contem a mesma história.
- Pendências numeradas: o que ainda falta, quem tem e para que serve.
- Perguntas antecipadas. Os questionamentos mais prováveis foram levantados com antecedência, cada um com a resposta e o documento que a sustenta.
- Controle de confidencialidade. Material de uso interno e material para terceiros ficam separados, e tudo o que sai passa por uma varredura de termos confidenciais antes de ser enviado.
O que mudou
| Item | Resultado |
|---|---|
| Pendências documentais | 14, numeradas, com dono e finalidade |
| Afirmações do material | cada uma com o documento que a sustenta |
| Material para terceiros | separado do interno e varrido antes de sair |
A assessoria jurídica passou a receber afirmação com documento anexado, em vez de relato.
Como funciona hoje
Uma base de conhecimento navegável reúne os documentos, os achados e a linha do tempo, e é atualizada a cada sessão de trabalho. Quando chega um documento novo, ele entra na cadeia do tema certo e a lista de pendências é revista.
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